1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej:

• jakie dokumenty w części A, B, C,
• numeracja i opis stron.

2. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją:

• dokumentacja pracownicza, jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą, postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej, nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych, części akt osobowych,
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej, przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika,
• archiwizacja: jakie nowe dokumenty będą podlegały archiwizacji w aktach osobowych, okres archiwizowania akt osobowych, w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza będzie podlegała 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania będzie wynosił 50 lat, szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym,
• zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb,
• obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór,
• świadectwo pracy – szczegółowe omówienie treści na podstawie wzoru obowiązującego od 01.06.2017 r.
• zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji,
• tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny,
• warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji,
• odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej,
• przepisy przejściowe – dopuszczalność zastosowania postaci elektronicznej i nowych okresów archiwizacji do dokumentacji wytworzonej w dotychczasowym stanie prawnym.

3. Ochrona danych osobowych pracowników według RODO - pracodawca jako administrator danych:

• obowiązki wobec osób przetwarzających dane innych osób w imieniu pracodawcy – wzór upoważnienia do przetwarzania danych zgodny z RODO,
• zasady prowadzenia ewidencji osób posiadających upoważnienie zgodne z RODO,
• możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi  - powierzenie przetwarzania danych, wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO,
• środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych pracownika według RODO.

4. Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników:

• kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
• badań dotyczące prowadzenia samochodu w celach służbowych,
• zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia,
• oryginał, kopia, nowe wzory skierowania na badania profilaktyczne  - zmiany obowiązujące od 01.04.2015 r.
• dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę),
• postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa
• czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
• testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym,
• kopia dowodu osobistego a GIODO – jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych.

5. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

• kwestionariusz osobowy pracownika,
• umowa o pracę (szczegółowe omówienie wzoru umowy obowiązującego od 22.02.2016 r.), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy),
• dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełno-etatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, aktualizacja informacji na dzień 22.08.2016 r. w przypadku umów na czas określony),
• oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór,
• pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą),
• nowa dokumentacja związana z formą wypłaty wynagrodzenia:
• obowiązkowa informacja pracodawcy  - do przekazania pracownikom do 21.01.2018 r. – wzór,
• wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – wzór,
• dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich od 02.01.2016 r. – szczegółowe omówienie:
• wniosek o urlop macierzyński – nowy termin złożenia, wzór,
• wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego  - termin, wzór,
• wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór,
• wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór,
• wniosek o urlop rodzicielski – nowy termin złożenia, wzór,
• wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór,
• oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego,
• wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
• wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego – nowy termin, wzór wniosku po 02.01.2016 r.
• wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór,
• urlop wychowawczy (nowy termin złożenia wniosku)
• wzór wniosku o udzielenie,
• wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego,
• wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego,
• równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia,
• zasady dokumentowania nagród i kar porządkowych (odpis zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej w teczce osobowej – numeracja stron, stanowisko PIP w sprawie usuwania z akt osobowych informacji o karze porządkowej, orzecznictwo SN dotyczące „notatek na pracownika”),
• umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się  - kluczowe zapisy,
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
• zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy.

6. Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy:

• dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
• rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór,
• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór,
• rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory,
• informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu–nowy termin od 01.01.2017 r.
• świadectwo pracy – szczegółowe omówienie nowego wzoru świadectwa obowiązującego od 01.06.217 r.
• termin wydania świadectwa pracy,
• sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy,
• treść świadectwa pracy,
• tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy,
• prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy,
• prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę,
• prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy,
• informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego,
• zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą),
• czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent),
• informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania,
• przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę w trybie art. 23(1) KP a świadectwo pracy,
• sprostowanie świadectwa pracy (odmowa sprostowania w formie elektronicznej od 01.01.2017 r.
• zmiana treści świadectwa pracy,
• kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy,
• zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu,
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

7. Pozostała dokumentacja:

• nowy wzór wniosku od 02.01.2016 r. o opiekę nad dzieckiem zdrowym – na co powinien zwrócić pracownik niepełno-etatowy oraz zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy oraz pracownik pełnoetatowy z obniżoną normą czasu pracy,
• oświadczenie o nieutworzeniu ZFŚS – termin, wzór, zmiany w ZFŚŚ od 01.01.2017 r.
• regulamin pracy, wynagrodzeń – obowiązkowe zapisy (kontrola PIP) oraz zapisy wzmacniające dyscyplinę pracy.

8. Dokumentowanie czasu pracy:

• obwieszczenie o stosowanym systemie czasu pracy – wzór,
• lista obecności – wskazanie w treści godzin pracy, obowiązek prowadzenia,
• harmonogram: zasady tworzenia, ogłaszania i wprowadzania zmian,
• obowiązek tworzenia grafików,
• prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto,
• praca w godzinach nadliczbowych,
• ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym,
• modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach,
• wyjścia prywatne a harmonogram czasu pracy.

9. Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia.

WARUNKI UCZESTNICTWA

Koszt uczestnictwa

-jednej osoby  490 zł netto +23% VAT

-dwóch lub więcej osób z jednej firmy  450 zł/os netto +23% VAT

Do podanych wyżej cen nie doliczamy podatku VAT w przypadku, kiedy uczestnictwo w szkoleniu jest finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych.

Cena obejmuje: koszt uczestnictwa, materiałów szkoleniowych, przerw kawowych oraz obiadu. Noclegi rezerwują i opłacają Państwo indywidualnie.

Termin:

Zajęcia odbywają się będą w centrum miasta w godzinach: 10:00 – 15:00. O dokładnym miejscu szkolenia poinformujemy Państwa najpóźniej na 5 dni przed szkoleniem.

Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu szkolenia w przypadku, gdy wykładowca z przyczyn losowych nie będzie go mógł przeprowadzić.

Kontakt

Zgłoszenie uczestnictwa przyjmuje i szczegółowych informacji udziela:

Aleksandra Szmater

tel. (22) 46-49-718,  fax (22) 46-49-752   e-mail: aleksandra.szmater@irip.pl 

Dane do przelewu: Płatności należy dokonać po otrzymaniu potwierdzenia 5 dni przed terminem szkolenia na wskazane na  potwierdzeniu konto. Na przelewie prosimy umieścić: temat i datę szkolenia oraz nazwiska uczestników. Zgłoszenie powinno zawierać: temat i datę szkolenia, nazwiska i stanowiska uczestników oraz dane  do wystawienia faktury.

Rezygnacje przyjmujemy pisemnie nie później niż na 5 dni roboczych przed terminem spotkania. Po tym terminie obciążamy Pastwa kosztami uczestnictwa w wysokości  100 % ceny. 

Zgłoszenie uczestnictwa na szkoleniu (do pobrania)

Oświadczenie VAT (do pobrania)